Vergaderingen halveren met AI: meer tijd dan je denkt

Een vergadering van een uur kost geen uur. Hij kost de voorbereiding, de vergadering zelf, het verslag en de follow-up op de actiepunten. Voor een vergadering van een uur is dat al snel twee tot drie uur per deelnemer.

AI kan dat niet halveren. Maar het kan de voor- en nawerk aanzienlijk verkorten.

Voor de vergadering: agenda en voorbereiding

Prompt voor de agenda: \`\`\` Ik heb een vergadering over [onderwerp] met [deelnemers]. Het doel is [doel]. Maak een agenda met:

  1. Opening en doel (5 min)
  2. [Maximaal 3 inhoudelijke punten met tijdsindicatie]
  3. Actiepunten en afsluiting (10 min)

Voeg bij elk agendapunt een voorbereidingsvraag toe die deelnemers van tevoren kunnen beantwoorden. \`\`\`

Tijdwinst: 15-20 minuten per vergadering.

Tip: Stuur de agenda met de voorbereidingsvragen 24 uur van tevoren. Deelnemers komen voorbereid. De vergadering duurt korter.

Tijdens de vergadering: opnemen en transcriberen

Neem de vergadering op met je telefoon. De meeste vergader-apps (Teams, Zoom, Google Meet) hebben een ingebouwde transcriptie. Anders werkt Voice Memos prima.

Je hoeft niet alles te transcriberen. Een ruwe opname is genoeg voor de volgende stap.

Na de vergadering: verslag en actiepunten

Prompt voor het verslag: \`\`\` Dit is een transcript/samenvatting van een vergadering over [onderwerp]. Maak een verslag met:

  1. Aanwezigen
  2. Besproken onderwerpen (max 3 zinnen per onderwerp)
  3. Besluiten (duidelijk gemarkeerd)
  4. Actiepunten in dit format: [Naam] doet [actie] voor [datum]

Transcript: [plak hier de transcriptie of je eigen aantekeningen] \`\`\`

Tijdwinst: 20-40 minuten per vergadering.

Tip: Stuur het verslag binnen een uur na de vergadering. Actiepunten zijn dan nog vers. En als iemand het er niet mee eens is, kun je het direct corrigeren.

De follow-up: actiepunten bewaken

Prompt voor de follow-up mail: \`\`\` Dit zijn de actiepunten van onze vergadering van [datum]: [lijst met actiepunten]

Schrijf een korte follow-up mail die:

  1. Alle actiepunten bevestigt met naam en deadline
  2. Vraagt om bevestiging als iemand een actiepunt niet kan halen
  3. Een datum noemt voor de volgende check-in

\`\`\`

Tijdwinst: 10-15 minuten per vergadering.

Wat dit oplevert

Met deze drie prompts bespaar je 45 tot 75 minuten per vergadering. Voor een team dat vijf vergaderingen per week heeft, is dat 3 tot 6 uur per week.

Maar de echte winst is kwaliteit. Verslagen zijn consistent. Actiepunten zijn duidelijk. En de follow-up is altijd op tijd.

Wil je meer van dit soort kant-en-klare prompts voor jouw bedrijf? Bekijk de AI Promptboeken in de winkel. Of lees De eerste drie AI-workflows die je morgen kunt invoeren voor meer startpunten.

Meer lezen over AI voor vergaderingen en productiviteit

Further reading